В одном дне умещается слишком мало часов. Если вы часто испытываете подобное чувство, которое вызывается неспособностью вовремя решать поставленные задачи, у вас есть шанс научиться простыми методами улучшить структурирование своего рабочего времени.

Рупрехт Хаммершмидт

Клиенты, коллеги, конференции и корреспонденция – все это отнимает время. В рабочие будни времени особенно не хватает и возникающий из-за этого стресс становится причиной постоянного недовольства или даже болезни. К этому добавляется и то, что собственные цели и желания в большинстве случаев остаются нереализованными. Для них часто вообще не остается времени.

Тем не менее, существуют люди, у которых вообще нет проблем с распределением времени. В любой компании можно найти таких людей, которые не только всегда быстро выполняют порученные им задания, но и начинают продвижение вперед следующих проектов, что завидно отличает их на общем фоне. При этом подобная расторопность достигается без обременительных сверхурочных часов или, чего доброго, дополнительной работы в выходные. Секрет состоит в умении эффективно распределять свое время. Некоторые умеют это делать уже с детства, однако большинство людей соответствующей методикой не владеют. Она достаточно легко может быть усвоена через простые технические приемы. Их применение поможет в будущем избежать стрессовых ситуаций.

Спешка как следование моде

Принципиальным является вопрос, возникающий в самом начале обучения. Человек, испытывающий постоянные страдания от давления временных рамок, должен ответить честно самому себе, хочет ли он вообще иметь больше свободного времени. Ответ не является само собой разумеющимся. Потому что многие люди, подверженные стрессу, психологически из-за воздействия на них социальной моды ориентированы на отсутствие свободного времени. В конце концов, в нашем обществе постоянно занятыми считаются особо важные его члены. Присутствие лишнего времени может казаться неприятным и для тех, кто разучился приятно и качественно проводить свой досуг.

С точки зрения реального повышения эффективности рабочего времени имеется множество возможностей. Первоначально же потребуется объективная оценка сложившейся ситуации. Для ее получения достаточно составить почасовой график, в который вносится вся текущая деятельность. Одновременно надо продумать желаемые для выполнения цели, реализация которых была отложена из-за нехватки времени. Формулирование целей при определенных обстоятельствах вызывает затруднения, так как они должны быть сформулированы четко. Это уже может стать трудоемкой работой. В пособии «Эффективный рабочий день» Пег Пикеринг рекомендует ставить цели определенно и обоснованно. Также важно, чтобы эти представления совпадали с целями вашего работодателя. Полученный результат нужно записать. Этим закладывается фундамент, на котором можно построить дальнейшее планирование.

Дальнейшее планирование основывается на установке иерархии целей и задач. Часто терпят неудачу те проекты, в которых слишком много времени уделяется частностям, происходящим из внешней среды и увеличивающим объем работы. Эти частности сразу притягивают к себе основное внимание, хотя, возможно, и не имеют большого значения. Результатом такой линии поведения является потерянное время.

Чтобы избежать подобного развития событий эксперт Маркус Книль советует различать срочные и важные дела. Срочные дела подразумевают соблюдение временных сроков, а важные дела подразумевают получение относительно значимой выгоды. Книль советует распределять дела по трем уровням приоритетности: высшему, среднему и низкому. После этого приступать надо всегда к выполнению самого важного. Данным методом пользовался еще американский президент Эйзенхауэр, поэтому он и был назван методом Эйзенхауэра.

Наконец, стоит подружиться с корзиной для выброса бумаг. Многие сведения имеют свойство накапливаться мертвым грузом и отнимают из-за этого дополнительное время. Выбрасывать надо щедрее, рекомендуют эксперты.

Стратегии

Надо сохранять хладнокровие и помнить, что время является ограниченным благом. Поэтому лучше планировать больше выполнимых задач за меньшее время.

Для осознания возможностей экономии собственного времени, сначала стоит оценить его реальное распределение. С этой целью составляется почасовой график, в который записывается весь ход событий в течение дня. В результате выявляются главные пожиратели времени.

Приступая к работе, надо ориентироваться на достижение четко сформулированных желаемых целей. Это придаст нужный повышению эффективности импульс. Посредством этой целевой установки выстраивается приоритетность соответствующих задач. Важным является то, что приносит значимую пользу. Срочным является то, что имеет привязку к срокам.