Как справляться с делами, если неожиданно возникают новые, а жизнь насыщена отвлекающими моментами? Для этого были разработаны гуманные методики тайм-менеджмента.

Юлия Бёниш

Альпийский метод разработан экспертом по управлению временем Лотаром Зайвертом, состоит из пяти шагов (составляющих немецкую аббревиатуру ALPEN):

1. Расписать задачи
Временные планы, существующие только в голове, в большинстве случаев не постоянны. Поэтому лучше планировать свой день в письменной форме, отмечая все действия, задачи и встречи. Такой список является не только мотивацией и напоминанием, но и хорошим контрольным инструментом.

2. Рассчитать время
Кроме того, необходимо установить запланированное на каждую отдельную задачу время. При этом важно придерживаться реалистичных временных границ. Таким образом день структурируется еще лучше.

3. Планируйте запас времени
В рабочие дни обычно приходится выполнять задачи, о которых утром еще не подозреваешь. Решение одной проблемы часто приводит к появлению другой, неожиданной проблемы. В такой ситуации поможет хороший запас времени: 50 процентов рабочего графика нужно бронировать для запланированных действий, а оставшиеся 50 процентов приберечь для всех неожиданностей, даже если это будет просто разговор с коллегой.

4. Расставить приоритеты в решении задач
Разом разобраться со всеми делами вряд ли кому-нибудь под силу. Поэтому расставляйте приоритеты и каждый день решайте заново, что действительно важно и, в крайнем случае, занимайтесь только самым необходимым.

5. Проводите последующий контроль
Вечером, советует Зайверт, подведите честный итог: удалось ли вам в действительности выполнить заданную программу? Если не удалось, это будет хорошей возможностью поразмыслить над тем, где можно улучшить свое планирование и режим работы.

В течение рабочего дня, советует Зайверт, нужно делать паузы, потому что только таким образом можно оставаться работоспособным длительное время. Искусство отдыхать является частью искусства работать.

Метод Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра был разработан американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром, который распределял все свои задачи по матрице срочности и важности.

Сообразно этому, безотлагательные и важные задачи должны решаться немедленно. Менее срочные, но важные дела, могут немного подождать. Однако необходимо точно планировать, когда их нужно сделать. С несрочными и неважными делами поступать еще проще, ими вообще не стоит заниматься.

Кроме того, существуют еще обременительные задачи, которые хотя и не важны, но являются безотлагательными. Например, в сравнении с проектом, который нужно сдать на следующей неделе, покупки менее важны, но без них не будет возможности поесть дома, так что альтернативы им нет. Поэтому, если это возможно, нужно делегировать выполнение таких задач кому-нибудь другому. В офисе, например, такими задачами могут заняться другие сотрудники. Близкие люди могут взять на себя покупки.

Принцип Парето

Итальянский экономист Вильфредо Парето выяснил в начале двадцатого столетия, что на его родине 20 процентов семей распоряжаются 80 процентами отечественного благосостояния. Из дальнейших изысканий он вывел статистический феномен, так называемое «Правило 80/20»: 80 процентов задач можно выполнить за 20 процентов времени. Поэтому ненужно стремиться к излишнему совершенству, нужно стараться выполнить задачи, которые можно выполнить как раз в эти 20 процентов.

Похожий подход предлагается в АВС-анализе: все задачи делятся на три категории. Задачи категории А обладают высоким приоритетом и должны выполняться сразу. Задачи категории В имеют средний приоритет, задачи категории С незначительны.

GTD-метод

Англоязычное сокращение GTD расшифровывается как «Getting Things Done» («расправляться с делами»). Метод разработан консультантом по менеджменту Дэвидом Элленом. Как и Зайверт, Эллен рекомендует письменно планировать предстоящие в течение дня дела и встречи. Кроме того, в списке задач должны быть последовательно указаны и те мелочи, которые ежедневно напоминают о себе, например, посещение врача. Таким образом голова высвобождается для самого существенного, и, наконец, можно сконцентрироваться на самом важном.

При методе GTD все, что нужно сделать, последовательно заносится в список. Задачи не разделяются по приоритетам, неважное должно быть выполнено точно так же, как и нечто безотлагательное. Если начата работа над каким-то пунктом списка, он никогда не должен возвратиться в этот список обратно. Кроме того, действует правило двух минут: все, что можно выполнить за две минуты, не должно попадать в список, потому что осмысление этого займет больше времени.